Wann lohnt es sich, Excel- und Word-Prozesse durch Software zu ersetzen?
Excel ist nicht das Problem. Der Prozess kann es werden.
Excel, Word und E-Mail sind in vielen Unternehmen bewährte Werkzeuge.
Sie sind flexibel, verfügbar und den Mitarbeitern vertraut.
Problematisch werden sie häufig erst dann, wenn mehrere Personen an denselben Informationen arbeiten, Vorgänge über Abteilungsgrenzen hinweg bearbeitet werden oder die Anzahl der Fälle deutlich steigt.
Dann entstehen zusätzliche Abstimmungen, manuelle Kontrollen und Medienbrüche.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Wie schaffen wir Excel ab?“
Sondern:
„Welche Arbeit entsteht nur deshalb, weil unsere Informationen und Abläufe nicht sinnvoll miteinander verbunden sind?“
Ein typisches Beispiel aus der Unternehmenspraxis
Ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen erhält regelmäßig Leistungsnachweise von Mitarbeitern.
Die Nachweise werden in Word erstellt und per E-Mail eingereicht.
Anschließend prüft die Verwaltung unter anderem:
- Sind alle erforderlichen Angaben vorhanden?
- Stimmen Datum und Zeitraum?
- Sind die Tätigkeiten nachvollziehbar beschrieben?
- Welche Abrechnungsregeln gelten?
- Wer muss den Vorgang freigeben?
Fehlerhafte Dokumente werden korrigiert oder zurückgeschickt.
Nach der Freigabe werden die Informationen in eine Rechnungssoftware übertragen.
Jeder einzelne Schritt ist nachvollziehbar. Zusammengenommen entsteht jedoch erheblicher Verwaltungsaufwand.
Mit steigender Anzahl an Mitarbeitern und Vorgängen wächst dieser Aufwand häufig schneller als erwartet.
Das Beispiel ist aus einer anonymisierten Prozesskonstellation abgeleitet. Es beschreibt keine nachgewiesene Einsparung.
Fünf Anzeichen, dass sich eine Digitalisierung lohnen könnte
1. Informationen werden mehrfach eingegeben
Wenn dieselben Daten in mehreren Dateien oder Anwendungen erfasst werden, entstehen unnötige Arbeit und zusätzliche Fehlerquellen.
Eine gemeinsame Datenbasis kann diesen Aufwand reduzieren.
2. Mitarbeiter müssen regelmäßig nachfragen
Fehlende Angaben, unterschiedliche Dateiversionen und unklare Zuständigkeiten führen zu Rückfragen.
Digitale Formulare mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfungen können einen Teil dieser Probleme bereits bei der Eingabe verhindern.
3. Freigaben erfolgen außerhalb des eigentlichen Prozesses
Wenn Dokumente per E-Mail verschickt, telefonisch besprochen und anschließend manuell freigegeben werden, fehlt häufig die Transparenz über den Bearbeitungsstand.
Ein digitaler Freigabeprozess kann Verantwortlichkeiten und Status nachvollziehbar machen.
4. Das Management hat keinen aktuellen Überblick
Welche Vorgänge sind offen? Wo fehlen Informationen? Welche Leistungen können noch nicht abgerechnet werden?
Wenn diese Fragen nur durch manuelles Zusammenführen verschiedener Listen beantwortet werden können, fehlt eine gemeinsame Informationsgrundlage.
5. Das Geschäftsvolumen wächst schneller als die Verwaltungskapazität
Besonders kritisch wird es, wenn jeder zusätzliche Auftrag nahezu proportional mehr administrative Arbeit verursacht.
Dann kann die Digitalisierung bestehender Prozesse Voraussetzung für weiteres profitables Wachstum werden.
Wann reicht eine einfache Verbesserung?
Nicht jeder Excel-Prozess benötigt eine neue Software.
Manchmal genügen:
- eine einheitliche Vorlage,
- klare Verantwortlichkeiten,
- verbindliche Eingaberegeln,
- eine vorhandene Funktion in der bestehenden Software,
- oder eine einfache Automatisierung.
Wenn ein Prozess selten durchgeführt wird und nur wenig Aufwand verursacht, kann eine individuelle Anwendung wirtschaftlich unverhältnismäßig sein.
Wann ist individuelle Software sinnvoll?
Individuelle Software wird interessant, wenn mehrere Bedingungen zusammentreffen:
Der Prozess ist für das Geschäft wichtig, wird regelmäßig durchgeführt, besitzt besondere fachliche Regeln und lässt sich mit vorhandenen Standardlösungen nicht ausreichend abbilden.
Das kann beispielsweise gelten, wenn unterschiedliche Rollen, komplexe Freigaben, mehrere Datenquellen und spezielle Abrechnungsregeln miteinander verbunden werden müssen.
Der Vorteil individueller Software liegt dann nicht darin, möglichst viele Funktionen zu entwickeln.
Er liegt darin, genau den Ablauf zu unterstützen, der für das Unternehmen wirtschaftlich relevant ist.
Wie lässt sich der Nutzen abschätzen?
Vor einer Entscheidung sollten mindestens folgende Werte erhoben werden:
- Anzahl der Vorgänge pro Monat
- Bearbeitungszeit je Vorgang
- Zeitaufwand für Rückfragen und Korrekturen
- Häufigkeit von Fehlern
- Kosten der heutigen Bearbeitung
- Einmalige und laufende Kosten der möglichen Lösung
Daraus lässt sich eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erstellen.
Wichtig: Eingesparte Arbeitszeit führt nicht automatisch zu geringerem Personalaufwand.
Wirtschaftlich relevant wird sie beispielsweise dann, wenn vorhandene Mitarbeiter zusätzliche Aufträge bearbeiten können oder tatsächlich vermeidbare Kosten entfallen.
Fazit
Excel und Word müssen nicht verschwinden, nur weil sie alt sind.
Sie sollten dort ersetzt oder ergänzt werden, wo ihre Verwendung unnötige Arbeit, Fehler oder Wachstumsgrenzen verursacht.
moguru untersucht solche Prozesse gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern und entwickelt daraus eine wirtschaftlich begründete Empfehlung.