Wie berechnet man den wirtschaftlichen Nutzen einer Prozess­automati­sierung?

Zeit sparen ist nicht dasselbe wie Gewinn steigern

Viele Automatisierungsprojekte werden mit eingesparten Arbeitsstunden begründet.

Das klingt zunächst überzeugend.

Wenn ein Mitarbeiter für eine Aufgabe statt zehn Minuten nur noch zwei Minuten benötigt, beträgt die Zeitersparnis 80 Prozent.

Aber was bedeutet das wirtschaftlich?

Solange die frei gewordene Zeit weder für zusätzliches Geschäft genutzt wird noch tatsächlich Kosten reduziert, entsteht nicht automatisch ein höherer Gewinn.

Deshalb unterscheiden wir zwischen drei Wirkungen:

1. Freigesetzter Arbeitskapazität
2. Tatsächlich vermiedenen Kosten
3. Zusätzlichem Deckungsbeitrag durch mehr Geschäft

Diese Unterscheidung ist entscheidend für eine belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Schritt 1: Den heutigen Aufwand ermitteln

Nehmen wir einen beispielhaften Verwaltungsprozess.

Ein Unternehmen bearbeitet monatlich 600 Vorgänge.

Jeder Vorgang benötigt durchschnittlich zwölf Minuten.

Das ergibt:

600 Vorgänge × 12 Minuten = 7.200 Minuten

Das entspricht 120 Arbeitsstunden pro Monat.

Bei angenommenen vollständigen Personalkosten von 40 Euro je Stunde entspricht dies einem rechnerischen Kapazitätswert von 4.800 Euro monatlich.

Wichtig: Dieser Wert ist noch keine Einsparung.

Er beschreibt zunächst den wirtschaftlichen Wert der heute gebundenen Arbeitszeit.

Schritt 2: Den möglichen Sollprozess betrachten

Angenommen, durch verbesserte Abläufe und Automatisierung sinkt die durchschnittliche Bearbeitungszeit auf vier Minuten.

600 Vorgänge × 4 Minuten = 2.400 Minuten

Das entspricht 40 Arbeitsstunden monatlich.

Die rechnerisch freigesetzte Kapazität beträgt damit:

120 Stunden – 40 Stunden = 80 Stunden pro Monat.

Bei 40 Euro vollständigen Personalkosten je Stunde entspricht dies einem rechnerischen Kapazitätswert von 3.200 Euro monatlich.

Auch diese 3.200 Euro sind zunächst keine nachgewiesene Kostenersparnis.

Schritt 3: Die tatsächliche wirtschaftliche Wirkung bestimmen

Fall A: Die Arbeitszeit wird frei, aber nicht wirtschaftlich genutzt

Die Mitarbeiter bleiben beschäftigt, bearbeiten weiterhin ihre Aufgaben und es entsteht kein zusätzliches Geschäft.

Dann verbessert sich möglicherweise die Arbeitsbelastung.

Ein unmittelbar messbarer Gewinnbeitrag muss daraus aber nicht entstehen.

Fall B: Tatsächliche Ausgaben entfallen

Wenn durch die Automatisierung beispielsweise externe Bearbeitungskosten, bezahlte Überstunden oder zusätzliche geplante Personalkapazitäten vermieden werden, kann ein finanzieller Nutzen entstehen.

Entscheidend ist, dass diese Kosten tatsächlich entfallen oder nachweisbar vermieden werden.

Fall C: Das Unternehmen kann mehr Geschäft abwickeln

Angenommen, die freigesetzte Kapazität ermöglicht die Bearbeitung zusätzlicher Aufträge.

Dann entsteht wirtschaftlicher Nutzen durch den zusätzlichen Deckungsbeitrag dieser Aufträge.

Dafür müssen jedoch tatsächlich zusätzliche Nachfrage, passende Kapazitäten in anderen Prozessschritten und ein positiver Deckungsbeitrag vorhanden sein.

Freie Arbeitszeit allein erzeugt noch keinen zusätzlichen Umsatz.

Schritt 4: Die Kosten der Automatisierung berücksichtigen

Zu einer vollständigen Wirtschaftlichkeitsrechnung gehören nicht nur die Entwicklungskosten.

Typische Kostenpositionen sind:

• Prozessanalyse und Konzeption
• Softwareentwicklung oder Lizenzkosten
• Schnittstellen und Datenmigration
• Einführung und Schulung
• Betrieb und Hosting
• Wartung und Weiterentwicklung
• Fachliche Prüfung und Behandlung von Ausnahmefällen

Einmalige Investitionen und laufende Kosten müssen getrennt ausgewiesen werden.

Schritt 5: Den Nettoeffekt berechnen

Eine vereinfachte Betrachtung lautet:

Jährlicher Netto-Nutzen = tatsächlich vermiedene jährliche Kosten + zusätzlicher jährlicher Deckungsbeitrag – zusätzliche jährliche Betriebskosten.

Einmalige Investitionen werden separat berücksichtigt.

Beispiel einer rein hypothetischen Rechnung:

• Tatsächlich vermeidbare jährliche Kosten: 18.000 €
• Zusätzlicher jährlicher Deckungsbeitrag: 12.000 €
• Zusätzliche jährliche Betriebskosten: 6.000 €

Jährlicher Netto-Nutzen:

18.000 € + 12.000 € – 6.000 € = 24.000 €

Angenommene einmalige Investition: 36.000 €.

Vereinfachte Amortisationsdauer:

36.000 € ÷ 24.000 € × 12 Monate = 18 Monate.

Die Rechnung setzt voraus, dass der jährliche Netto-Nutzen nach der Einführung in dieser Höhe tatsächlich erreicht wird. Anlaufzeiten, Finanzierungseffekte und zeitliche Schwankungen sind in diesem vereinfachten Beispiel nicht berücksichtigt.

Alle Zahlen sind frei gewählte Rechenannahmen und ausdrücklich keine Kundenergebnisse oder Erfolgsversprechen von moguru.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Freie Arbeitszeit als direkte Einsparung zählen

Ein rechnerischer Kapazitätswert ist keine automatisch realisierte Kostensenkung.

Nutzen mehrfach berücksichtigen

Wenn freigesetzte Arbeitszeit bereits zur Bearbeitung zusätzlicher Aufträge genutzt wird, darf derselbe Zeitwert nicht zusätzlich als vollständig vermiedene Personalkosten angesetzt werden.

Laufende Kosten vergessen

Software verursacht auch nach der Einführung Kosten für Betrieb, Pflege und Anpassungen.

Mit unrealistischen Automatisierungsquoten rechnen

Ausnahmefälle, notwendige Kontrollen und unvollständige Daten können den tatsächlich erreichbaren Automatisierungsgrad begrenzen.

Den Engpass nicht berücksichtigen

Wenn die Automatisierung einen Prozess beschleunigt, der den Gesamtdurchsatz nicht begrenzt, kann der wirtschaftliche Effekt geringer ausfallen als erwartet.

Welche Kennzahlen sollten nach der Einführung überprüft werden?

Die ursprünglichen Annahmen müssen anhand des tatsächlichen Betriebs überprüft werden.

Dazu gehören:

• Bearbeitungszeit pro Vorgang
• Durchlaufzeit vom Eingang bis zum Abschluss
• Fehler- und Nacharbeitsquote
• Anzahl vollständig bearbeiteter Vorgänge
• Nutzung der freigesetzten Kapazität
• Tatsächlich vermiedene Ausgaben
• Zusätzlicher Deckungsbeitrag
• Laufende Kosten der Lösung

Die Bewertung sollte auf einem definierten Vorher-Nachher-Vergleich beruhen und Veränderungen des Geschäftsvolumens berücksichtigen.

Fazit

Eine Automatisierung ist wirtschaftlich erfolgreich, wenn sie einen nachweisbaren Beitrag zum Unternehmensergebnis leistet.

Eingesparte Minuten können dafür eine wichtige Voraussetzung sein. Sie sind aber nicht das eigentliche Ziel.

Mit KI Potential to Profit betrachtet moguru deshalb nicht nur technische Möglichkeiten, sondern auch die wirtschaftlichen Auswirkungen von Prozessveränderungen.