Dokumentenverarbeitung und Integration
Dokumentenverarbeitung automatisieren. Vom Anhang zur nutzbaren Information.
Ein Dokument ist eingegangen, doch die Bearbeitung beginnt erst nach Lesen, Zuordnen und Übertragen seiner Angaben. moguru prüft mit Ihrem Team, welche Teile dieses Wegs sich automatisieren lassen. Im Mittelpunkt stehen die Informationen, die Ihr nächster Prozessschritt tatsächlich benötigt.
ChatGPT
Partner
GoogleGemini
MicrosoftCopilot- DSGVO
- Auftragsbezug
- A-1042
- Zeitraum
- noch offen
Der benötigte Zeitraum wird in der Quelle geprüft.
Welche Angaben braucht die weitere Bearbeitung?
Angebote, Leistungsnachweise oder Antragsunterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Deshalb beginnen wir bei Dokumentart, Vorgang und Zielsystem. Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben benötigt werden, woran ein vollständiger Eingang erkennbar ist und welche Rückfragen heute entstehen. Eine allgemeine Texterkennung allein beantwortet diese Fragen nicht.
Strukturierte Eingänge nutzen und unklare Inhalte prüfen
Sind benötigte Angaben bereits strukturiert verfügbar, können sie häufig direkt verarbeitet werden. Bei PDFs, Scans oder wechselnden Texten prüfen wir geeignete Verfahren einschließlich KI. Die Auswahl berücksichtigt Dateiformate, Varianten und die Folgen falscher Zuordnungen. Unklare Inhalte sollen als Aufgabe sichtbar werden, bevor sie die nächste Bearbeitung erreichen.
Für rechnungsspezifische Abgleiche und Freigaben vertiefen wir die Automatisierung der Rechnungsprüfung.
Ein schematischer Vorgang durch die Verarbeitung
Ein Leistungsnachweis trifft ein und wird einem Auftrag zugeordnet. Die benötigten Felder werden aufbereitet. Fehlt ein Zeitraum, erhält die Sachbearbeitung eine konkrete Prüffrage und den Bezug zur Quelle. Nach der Ergänzung werden die freigegebenen Angaben für die Fachanwendung bereitgestellt. Quelle und Entscheidung bleiben für die Beteiligten nachvollziehbar.
Qualität an eigenen Vorgängen bewerten
Für einen abgegrenzten Test wählen wir typische Fälle und schwierige Varianten aus. Bewertet wird, welche Angaben brauchbar sind und welcher Kontroll- oder Korrekturaufwand bleibt. Auch eine technisch erkannte Information kann für den Prozess unzureichend sein. Entscheidend ist, ob die weitere Bearbeitung mit dem Ergebnis zuverlässig arbeiten kann.
Anbindung und Verantwortung klären
Dokumenteingang, Prüfung und Zielsystem müssen zusammenpassen. Wir klären Datenzuordnung, Berechtigungen und die Behandlung fehlgeschlagener Übergaben. Eine zuständige Person muss erkennen können, welche Vorgänge noch offen sind. Betrieb und fachliche Pflege werden mitgedacht, damit neue Dokumentvarianten später gezielt angepasst werden können.
Ein technischer Ansatz mit klarer Beleggrenze
Eine separate KI-Demo bei SCHADENFUX24 zeigt die Aufbereitung von Informationen aus Rechnungen und Angeboten. Sie belegt einen technischen Versuch neben der Plattformarbeit. Für Ihre Dokumente werden Eignung und Qualität eigenständig erprobt. Aus der Demo folgt keine Zusage für einen vollständig automatisierten produktiven Ablauf.
Zum dokumentierten Beitrag: SCHADENFUX24: Plattformarbeit und separate KI-Demo.
Vor Ihrer Entscheidung
Häufige Fragen
Kann die Lösung jedes Dokument verarbeiten?
Dokumentarten und Varianten werden eingegrenzt und geprüft. Seltene oder schlecht lesbare Eingänge können eine manuelle Bearbeitung benötigen.
Brauchen wir zwingend KI?
Nicht bei jedem Eingang. Vorhandene strukturierte Daten und feste Regeln können ausreichend sein. KI wird nur für eine passende Aufgabe eingesetzt.
Wie wird aus erkannten Feldern ein nutzbarer Vorgang?
Dazu gehören Zuordnung, Prüfung und eine passende Verbindung zum nächsten System. Genau diese Übergaben werden gemeinsam mit dem Fachbereich gestaltet.
Kostenloses Orientierungsgespräch
Welche Dokumente verursachen heute die meiste Nacharbeit?
Sie schildern uns Ihr Ziel und den heutigen Ablauf. Wir geben Ihnen eine erste Einschätzung zu möglichen Lösungswegen, Aufwand und Kosten – einschließlich der Frage, wo KI sinnvoll helfen kann.
Eine belastbare Kalkulation setzt einen geklärten Umfang voraus.